Afgelopen donderdag 8 augustus verscheen er op de Volkskrant.nl een artikel over ‘verwarde’ Xerox scanners die een software fout kunnen bevatten waardoor cijfers verkeerd worden verwerkt. Het cijfer 6 bijvoorbeeld zou tijdens het scannen worden veranderd in het cijfers 8. Xerox heeft op haar site al een patch voor het probleem bij de specifieke scanners aangekondigd. Dit is nu een op zichzelf staand incident maar zou het in de praktijk niet vaker of anders kunnen voorkomen?

De scanning hard- en software heeft te maken met veel factoren die het scanproces beïnvloeden:

• Hoe goed en scherp is de afdrukkwaliteit van het te scannen document
• Is er sprake van een zwarte tekst op een witte achtergrond (dit verbeterd de scankwaliteit)
• Op hoeveel dpi is de scanner ingesteld
• Hoe sterk is de scan engine van de scansoftware?

Tijdens dit proces is het heel goed mogelijk dat een vervuiling op het document, een niet 100% zuivere print van b.v. het cijfer 6 of een andere omstandigheid ervoor zorgen dat deze 6 wordt gelezen als een 8. Uit ervaring weten wij inmiddels dat de letter B ook vaak wordt gelezen als een 8. 

Wanneer we kijken naar de inzet van scansoftware binnen onze dagelijkse praktijk dan betreft dit veelal de verwerking van financiële data, met name in- en verkoopfacturen. Deze worden door onze software gescanned en herkend. 
De hierboven beschreven fouten door een juiste interpretatie van een cijfer kunnen binnen onze praktijk worden ondervangen per document geprogrammeerde plausibiliteitscontroles en door rekenkundige controles. Zo kunnen tellingen gecontroleerd worden door alle gescande regels bij elkaar op te tellen en dit te vergelijken met het subtotaal, de post omzetbelasting welke herkend wordt kan rekenkundig worden gecontroleerd en dit gesommeerd met het gecontroleerde bedrag subtotaal, kan worden afgestemd met het totaal bedrag. 
Middels deze geprogrammeerde controles is het al mogelijk om cijfermatige fouten tijdens het verwerkingsproces te reduceren. Op deze wijze zijn rekenkundige fouten in het scan verwerkingsproces te ondervangen. Wat niet wegneemt dat de software wel goed moet zijn maar minstens ook het te scannen document. Ook hier blijft de opmerking ‘stop je er rommel in, dan krijg je er rommel uit’ gelden.

Een zijsprongetje
Niet alleen bovenstaande behoort tot de mogelijkheden. Tijdens het verwerkingsproces is het b.v. ook mogelijk om te controleren of elke factuur aan de vereisten voor de BTW wetgeving voldoet. Is er op elke factuur wel een btw nummer vermeld van de leverancier. Je zou de instanties de kost willen geven die geen btw nummer vermelden, of doodleuk geen btw berekenen. En dit betreft dan geen vrijgestelde prestaties. En let wel, foutieve btw posities op facturen hebben gevolgen voor de ontvanger van de factuur.

Olaf van Hoek

 

• Share:  
• Tweet
•